KOSZTY MEDIACJI NA PODSTAWIE UMOWY STRON I SKIEROWANIA SĄDU;
OPŁATY SĄDOWE, OSZCZĘDNOŚCI, ZWROTY, ZALICZALNOŚĆ DO KOSZTÓW PROCESU.

MEDIACJA UMOWNA
(zarówno w stosunkach indywidualnych, jak w sporach zbiorowych)
Koszty uzgadniamy indywidualnie (mogą wzrosnąć zwłaszcza przy większej ilości osób lub podmiotów, zazwyczaj składają się na nie następujące składniki (netto):
- część stała: wynagrodzenie w wysokości 1% wartości przedmiotu sporu (minimum 500 - maximum 3000 zł), a gdy w.p.s. nie jest określona - proponuję kwotę w powyższym zakresie,
- część zależna od liczby i czasu posiedzeń: wynagrodzenie 170 zł plus koszty lokalowe 70 zł, łącznie 240 zł za każdą rozpoczętą godzinę posiedzenia (w braku innych uzgodnień posiedzenia wstępne tj. odrębne z każdą ze Stron umawiamy na 1 godzinę, posiedzenia wspólne tj. z udziałem obu/wszystkich Stron - na 2 godziny),
- ewentualne koszty dojazdów (jeśli mediacja poza Warszawą) wg przepisach o podróżach służbowych w sferze budżetowe,
- ewentualne koszty korespondencji - wg faktycznie poniesionych opłat za przesyłki,
- w wypadku gdy do mnie należy nawiązanie kontaktu z drugą Stroną, przekazanie propozycji mediacji i staranie o uzyskanie jej zgody - dodatkowa opłata w wysokości stawki za 1 godzinę posiedzenia tj. łącznie 240 zł,
- w wypadku udziału drugiego mediatora na życzenie Stron - kwota do uzgodnienia,
- do wszystkich ww. kwot netto - podatek VAT w aktualnej wysokości tj. 23%.

_____________________

MEDIACJA TZW. SĄDOWA
Koszty mediacji prowadzonej na podstawie postanowienia sądu, rozliczamy generalnie na podstawie rozporządzenia z 20.06.2016 (zaznaczając, że Rozporządzenie nie reguluje stawek mediatora, ale kwoty zaliczone do niezbędnych kosztów procesu, niemniej często w praktyce bywa podstawą rozliczeń):

- wynagrodzenie i zwrot wydatków mediatora obciąża Strony, mediator pobiera je bezpośrednio od nich (poza Stroną zwolnioną od kosztów, za którą płaci - przynajmniej tymczasowo - Sąd), w braku innych postanowień (np. w ugodzie) - w częściach równych (Art. 183[5]. § 1. i Art. 104[1]. KPC)
- w sprawach o prawa majątkowe (z WPS) wynagrodzenie za całość to 1% wartości przedmiotu sporu (minimum 150 zł, maximum 2.000 zł)
- w sprawach o prawa niemajątkowe lub gdy WPS nie da się ustalić wynagrodzenie wynosi za pierwsze posiedzenie 150 zł, za kolejne po 100 zł (łącznie maksymalnie 450 zł)
- ponoszone koszty: wynajem pomieszczenia 70 zł za posiedzenie, ewentualna korespondencja do 30 zł, przejazdy jak podróże służbowe w sferze budżetowej
- do wszystkich ww. kwot netto - podatek VAT w aktualnej wysokości tj. 23%.
Uwaga:
w razie nieopłacenia należności przez Strony, mediator ma prawo wnioskować o ich wypłatę do sądu, który tym samym dowiaduje się o niewykonaniu przez daną Stronę jej obowiązku.   

Rozporządzenie nie uwzględnia niestety szeregu praktycznych niuansów mediacji, stąd konieczność pewnej konkretyzacji:
- przy praktyce posiedzeń wstępnych (odrębne z każdą ze Stron, jako bardzo przydatne przygotowanie przed wspólnym), gdy w sprawie brak WPS, wynagrodzenie 150 zł za posiedzenie pierwsze czyli jedno ze wstępnych, w kwocie większej niż za kolejne wspólne, wydaje się nieadekwatne - stąd naliczam wynagrodzenie po 50% tej kwoty za każde ze wstępnych, koszty lokalu w każdym przypadku, więc łącznie 145zł netto za posiedzenie wstępne
- kosztów korespondencji (skoro głównie e-maile) zwykle nie naliczam, w razie korespondencji pocztowej - kwota j.w., natomiast gdyby (w uzgodnieniu ze Stronami) należało np. użyć przesyłek kurierskich, rozliczenie nastąpi wg kosztów rzeczywistych
- średnio miesięcznie koszt biura dzielony przez liczbę posiedzeń przekracza 70 zł, więc za każde posiedzenie (wstępne i wspólne, niezależnie od długości i daty tej samej czy innej - szerzej: "mediacja praktycznie") - naliczam koszty lokalowe po 70 zł za każde
- Rozporządzenie (ani KPC) nie określa niestety czasu posiedzeń - przyjmuję zatem (wg praktyki) długość posiedzeń wstępnych na maks. 60 minut, a posiedzeń wspólnych na maks. 120 minut (dłuższy czas rozmów będzie więc kalkulowany jako kolejne)
- Rozporządzenie nie dostrzega sytuacji tzw. mediacji pośredniej (bez posiedzeń - kontakty telefoniczne lub mailowe) - w takim wypadku wstępnie zakładam wynagrodzenie i koszty jak przy dwóch posiedzeniach wstępnych i jednym wspólnym, w razie uzasadnionej istotnie większej skali kontaktów pośrednich - ewentualnie plus kolejne.
- udział drugiego mediatora (gdy z mojej inicjatywy, naturalnie za akceptacją Stron) nie powoduje dodatkowych kosztów

_____________________

UWAGI OGÓLNE:  
Przy posiedzeniach w formie tele- czy wideokonferencji stosowane są zwykłe zasady, jak przy posiedzeniach w siedzibie Biura, więc i naliczanie kwot za wynajem - nawet jeśli nie spotykamy się w biurze, muszę pokrywać jego koszty.
Uprzejmie proszę o opłacanie z góry wynagrodzenia oraz kosztów lokalowych pierwszych posiedzeń
Rozporządzenie nie określa terminu zapłaty za mediację, zatem z uwagi na konieczność bieżącego ponoszenia kosztów, zdarzające się opóźnienia w płatnościach w stosunku do czasu mediacji (np. przy dużym przedłużeniu jej trwania), a także dla wzajemnego upewniania Stron, że stawią się na mediację, będę wdzięczny za przedpłaty (sądowe: wynagrodzenie 1% WPS w granicach 150-2.000 zł plus lokalowe 3 x 70 zł, plus VAT, suma dzielona na Strony; umowne - wg uzgodnień; dokładną kalkulację podaję mailowo przy umawianiu terminów, na życzenie wystawiam faktury pro forma, zaś po płatności - zawsze faktury VAT)

_____________________

Kwestie finansowe związane z mediacją regulowane są przez:
- Ustawę z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (KPC)
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640430296
- Ustawę z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (UKSC)
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20051671398
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia oraz podlegających zwrotowi wydatków mediatora w sprawach cywilnych (dalej: Rozporządzenie)
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20160000921
uwaga: Rozporządzenie nie reguluje obowiązujących stawek za mediację, ale kwoty, jakie z tytułu udziału w mediacji Strony mogą zaliczyć do niezbędnych kosztów procesu; niemniej często w praktyce bywa podstawą kalkulacji należności dla mediatora w mediacji "sądowej").

_____________________

Korzyści finansowe związane z udziałem w mediacji i ugodą w stosunku do kosztów sądowych
mediacja na podstawie skierowania sądu zakończona ugodą:
- gdy ugoda zawarta przed rozprawą - sąd zwraca całość opłaty od od pisma wszczynającego postępowanie w I instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty (minus 30 zł; Art. 79. 1. 1) h) i 3. UKSC)
- gdy ugoda zawarta po rozpoczęciu rozprawy (także w II instancji) - sąd zwraca 3/4 opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w I instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty (minus 30 zł; Art. 79. 1. 2) a) i 3. UKSC)
- od wniosku o nadania klauzuli wykonalności ugodzie (np. wcześniej zatwierdzonej postanowieniem) nie pobiera się opłat (Art. 95. 1. UKSC)
mediacja na podstawie skierowania sądu niezależnie od zakończenia:
- koszty mediacji zalicza się do niezbędnych kosztów procesu i wydatków (Art. 98[1]. §1. KPC i Art. 5. 1. UKSC)
- strona może być zwolniona od kosztów sądowych także w zakresie należności mediatora, jej udział w mediacji (przynajmniej tymczasowo) opłaci Sąd (Art. 183[5]. §1. KPC)
- zasądzając koszty, sąd bierze pod uwagę m.in. czynności pełnomocnika podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu (Art. 109. §2. KPC)
mediacja umowna zakończona ugodą:
- od wniosku o zatwierdzenie ugody nie pobiera się opłat (również gdy zatwierdzenie nastąpi w formie nadania klauzuli wykonalności; Art. 95. 1. UKSC)
mediacja umowna zakończona bez ugody, gdy następnie powództwo i proces:
- opłatę od pozwu obniża się o 2/3 (max. 400 zł) jeśli powód wziął wcześniej udział w takiej mediacji (Art. 13e. UKSC)  
- koszty mediacji zalicza się do niezbędnych kosztów procesu do wysokości 1/4 opłaty, jeżeli postępowanie zostanie wszczęte do 3 miesięcy od bezugodowego zakończenia lub uprawomocnienia się odmowy zatwierdzenia ugody (Art. 98[1]. §2. KPC)  
- zasądzając koszty, sąd bierze pod uwagę m.in. czynności pełnomocnika dla polubownego rozwiązania sporu przed wniesieniem pozwu (Art. 109. §2. KPC)